Робочою групою АПІТУ і АУІПЕ
Протокол № __ від __________
Регламент Робочої групи АПІТУ і АУІПЕ (проект)
Загальні положення і склад РГ
1.1. Робоча група АПІТУ і АУІПЕ (далі РГ) діє відповідно до підписаного 15 серпня 2014 Меморандуму про взаєморозуміння та співробітництво між Асоціацією «Українські імпортери побутової електроніки» (АУІПЕ) та Асоціацією «Підприємств інформаційних технологій України» (АПІТУ) та Державною фіскальною службою України (ДФСУ), Статутів Асоціацій та цього Регламенту.
1.2. Робоча група АПІТУ і АУІПЕ є частиною Робочої групи за участю ДФСУ, АПІТУ, АУІПЕ, що створена, відповідно до п. 3.2 Меморандуму. «з метою практичної реалізації досягнутих Сторонами домовленостей, а також з метою розробки та ефективного впровадження механізму обміну інформацією, механізму доповнення та доопрацювання змісту Меморандуму».
1.3. До складу РГ входять:
- 5 представників компаній-імпортерів товарів інформаційних технологій та побутової електроніки (з правом голосу)
- 3 представники торговельних мереж, що беруть участь у каналі постачанні товарів інформаційних технологій та побутової електроніки (з правом голосу)
- по одному представнику виконавчих органів Асоціацій (без права голосу, але з правом вето).
Склад і зміни до складу РГ затверджуються рішеннями правлінь Асоціацій.
Робоча група може залучати до роботи в якості експертів (без права голосування) представників своїх компаній та інших компаній — членів АПІТУ та АУІПЕ.
1.4. Одна компанія може бути представлена в РГ однією людиною. Компанія в будь-який час може відкликати свого представника і замінити його іншим.
Порядок збору, місце та формування порядку засідань РГ
2.1. Чергове засідання РГ збирається в міру необхідності, як правило по середах. У разі якщо зазначений день є святковим або вихідним, засідання проводиться в наступний день після свята (вихідного). Місце та час проведення чергового засідання РГ визначається за спільною згодою членів РГ.
2.2. Допускається проведення засідання РГ в інші дні за спільною згодою членів РГ.
2.3. Порядок денний чергового засідання РГ, місце, дата і час засідання публікуються в розсилці членів РГ не менше, ніж за добу до призначеного дати чергового засідання.
2.4. Формування порядку денного засідання РГ здійснюється спільно представниками виконавчих органів Асоціацій. До порядку включаються всі питання, запропоновані членами РГ, а також ті, за якими не було прийнято рішення на попередньому засіданні або в період між засіданнями. Член РГ, який ініціює включення питання до порядку денного, пропонує свій проект рішення з цього питання.
2.5. Запропоновані проекти рішень публікуються в розсилці для всіх членів РГ не менше, ніж за чотири години перед черговим засіданням.
2.6. За згодою більшості членів РГ на засіданні РГ можуть бути присутніми і / або брати участь в обговоренні особи, запрошені РГ або звернулися до РГ з відповідним проханням. РГ може обмежити присутність таких осіб лише періодом обговорення і голосування окремого питання.
2.7. Позачергове засідання РГ може бути ініційовано членом РГ. Ініціатор позачергового засідання зобов'язаний повідомити кожному члену РГ про причини та приблизну дату і місце проведення позачергового засідання. Порядок прийняття рішень під час позачергового засідання здійснюється відповідно до п.3.
3. Порядок прийняття рішень
3.1. Процедура прийняття рішень РГ має очну та заочну форму.
3.2. Очна форма передбачає особисту участь члена РГ у голосуванні під час чергового або позачергового засідання.
3.3. Заочне прийняття рішень реалізується методом опитування шляхом використання Інтернет-технологій (розсилка).
3.4. Метод використання Інтернет-технологій передбачає голосування шляхом відправлення повідомлення у відповідь на сформульоване рішення, в якому повинна міститися одна з наступних формулювань: «За» або «Підтримую», «Проти» або «Не підтримую», «Утримуюсь». Член РГ може мотивувати своє рішення.
3.5. Заочне прийняття рішень передбачає наступний порядок: Член РГ, який ініціював питання, пропонує проект рішення та виносить його на обговорення і голосування. Цей проект рішення підлягає обов'язковій публікації в розсилці РГ.
До набрання рішенням чинності Член РГ може змінити свій голос з огляду на аргументи, які з'явилися в обговоренні чи нові обставини.
3.6. В разі набрання 5 голосів з восьми і відсутності вето, результати заочного голосування публікуються в розсилці РГ одним із представників виконавчих органів Асоціацій. При публікації вказується дата, і голоси кожного члена РГ, що має право голосу.
4. Порядок ведення засідання і голосування
4.1. Засідання РГ ведуться відповідно до порядку денного. Співголовуючими на засіданнях РГ представники виконавчих органів Асоціацій. При відсутності обох представників виконавчих органів Асоціацій головуючий на засіданні визначається учасниками засідання.
4.2. Голосування з питання порядку денного не може розпочатися до закінчення обговорення питання кожним бажаючим членом РГ.
4.3. Після закінчення обговорення один із співголовуючих зачитує, в порядку надходження, проекти рішень, сформульовані членами РГ в процесі обговорення, і по черзі пропонує присутнім членам РГ проголосувати по кожному з проектів рішення.
4.4. Голосування є відкритим.
4.5. Член РГ може підтримати тільки одну з таких формулювань: «За» або «Підтримую», «Проти» або «Не підтримую», «Утримався».
4.6. Рішення приймається, якщо за нього проголосувало п'ять і більше членів РГ.
4.7. Член РГ, який з поважних причин не може бути присутнім на черговому засіданні РГ має право делегувати свій голос іншій особі з компанії, яку він представляє, або одному із членів РГ, В такому випадку член РГ перед черговим засіданням РГ направляє лист членам РГ із зазначенням причин його відсутності та особи, якій делегується голос. Одному члену РГ може бути делеговано не більше двох голосів інших членів РГ. Такий член РГ може також голосувати у віддаленому режимі з використанням аудіо чи відеозв’язку чи одного з видів чату.
5. Протокол засідання
5.1. На засіданні РГ ведеться протокол, він повинен бути оформлений і опублікований у розсилці РГ протягом 48 годин після проведення засідання.
5.2. Проект Протоколу повинен бути підготовлений одним із співголовуючих або секретарем засідання протягом 24 годин після засідання РГ та розісланий членам РГ.
5.3. У протоколі засідання зазначаються:
- місце і час його проведення;
- порядок денний;
- повний список присутніх;
- питання, поставлені на голосування;
- підсумки голосування по кожному питанню;
- прийняті рішення.
- спосіб доведення кожного з рішень до тих, кого ці рішення стосуються.
5.4. Член РГ, який не згоден з текстом протоколу, має право внести до протоколу свою окрему думку.
6. Розсилка РГ
6.1. Для розсилки РГ генеральний директор АПІТУ створює та підтримує дві групові адреси: wgaa@apitu.org.ua та wg@apitu.org.ua
6.2. Отримувачами розсилок РГ є:
- члени РГ — wg@apitu.org.ua
- члени РГ та акціонери/керівники компаній, які делегували своїх представників до РГ (за бажанням) — wgaa@apitu.org.ua
6.3. Генеральний директор АПІТУ інформує отримувачів розсилки про її учасників.
6.4. Включення до розсилки нових людей і виключення з розсилки проводиться за рішенням РГ.
6.5. Для досягнення цілей Меморандуму за рішенням РГ можуть створюватися інші розсилки.
7. Набуття сили рішеннями РГ
7.1. Рішення РГ, прийняті з порушенням цього Регламенту, вважаються недійсними. Рішення про відповідність процедури ухвалення рішення за даним Регламентом приймається РГ.
8. Етика членів РГ
8.1. Інформація, що поширюється серед членів кожної з Асоціацій чи інших учасників ринку з питань, що стосується діяльності РГ і Меморандуму, відповіді в ДФСУ чи учасникам ринку на їх запити до РГ, в копії направляються на адресу розсилки
8.2. Члени РГ зобов'язані доводити до відома РГ про свої контакти з органами державної влади, якщо ці контакти здійснюються в рамках повноважень представників РГ в цих органах.
8.3. Член РГ не має права використовувати своє становище в РГ в своїх особистих цілях.
9. Внесення до Регламенту змін і доповнень
9.1. Внесення змін та доповнень до Регламенту приймається РГ